As empresas sujeitas a uma inspeção tributária são objeto de um procedimento denominado verificação da contabilidade (vérification de comptabilité). Nessa ocasião, o funcionário das finanças designado irá controlar as declarações apresentadas face aos registos contabilísticos reais. Os livros e os documentos correspondentes vão, portanto, ser estudados à lupa.
A sua função é igualmente assegurar-se, com elementos de prova, tanto da sinceridade como da exatidão da contabilidade disponibilizada. Para o conseguir, poderá exercer o seu direito de comunicação (droit de communication) junto das outras empresas ou entidades com as quais a empresa se relaciona.
Durante este procedimento, são seguidas etapas precisas; a assistência de um advogado fiscalista afigura-se recomendável se o que estiver em jogo for importante.
A preparação desta verificação contabilística
Antes de enviar uma notificação de inspeção tributária à empresa em causa, o representante da administração fiscal vai recolher todas as informações possíveis a seu respeito.
As diferentes declarações apresentadas às finanças são recolhidas.
Irá também contactar um certo número de entidades para obter os dados que estas possuem. O direito de comunicação permite constituir um processo completo.
Graças a esta preparação, o inspetor poderá confrontar os seus dados com os elementos que lhe serão disponibilizados no momento do procedimento. Qualquer diferença deverá ser justificada, caso contrário dará origem a uma correção fiscal.
O envio do aviso de verificação da contabilidade
Antes de se deslocar à empresa, o funcionário das finanças tem a obrigação de fazer chegar esta notificação de verificação da contabilidade (avis de vérification de comptabilité).
Este documento indica o objeto da verificação, especificando quais os anos abrangidos. Os exercícios correspondentes deverão, portanto, estar preparados no dia da chegada do inspetor.
Será concedido à empresa um prazo razoável (a lei não fixa uma duração; o Conselho de Estado francês (Conseil d’État) considerou suficiente um prazo de dois dias úteis completos) para reunir os documentos solicitados e estar em condições de os apresentar no momento da verificação da contabilidade. A empresa poderá igualmente aproveitar este tempo para se fazer acompanhar de um consultor com competências avançadas em matéria de fiscalidade das empresas, nomeadamente um advogado fiscalista.
É o dirigente quem escolhe o Consultor encarregado de o assistir. A designação desse Consultor não é obrigatória; o dirigente pode optar por se defender sozinho. Contudo, recomenda-se vivamente que não se defenda sozinho.
O Consultor eventualmente escolhido pode ser qualquer pessoa, profissional ou não. Evidentemente, recomenda-se recorrer a um profissional experiente e verdadeiramente especialista em fiscalidade. O perfil que parece mais adequado é, naturalmente, o do advogado fiscalista.
Execução da verificação da contabilidade
Uma vez no local, o funcionário poderá proceder a esta verificação de forma concreta. Poderá controlar tanto o conteúdo como a forma dos exercícios e documentos contabilísticos. Os controlos físicos inserem-se igualmente no âmbito das suas competências. Os procedimentos contabilísticos aplicados serão objeto de uma verdadeira análise, tal como os documentos jurídicos da empresa. Esta etapa será, em geral, concluída com uma visita à empresa no seu conjunto.
A reunião de síntese
No termo da verificação, é organizada uma reunião com o inspetor e um representante designado pela empresa. Esta pode fazer-se acompanhar por uma pessoa encarregada de a aconselhar ao longo de todo o procedimento. Esta reunião de síntese realiza-se nas instalações da empresa, mas pode igualmente ter lugar no serviço de finanças de que esta depende.
Elaboração de um relatório pelo inspetor
Quaisquer que sejam as observações feitas durante a verificação da contabilidade, o funcionário designado para este procedimento deve elaborar um relatório detalhado. Tratando-se de um documento que vai ser submetido à sua hierarquia, devem constar do mesmo os erros e anomalias detetados, bem como as correspondentes propostas de retificação. As propostas de correção fiscal iniciais podem ser confrontadas com as que serão finalmente mantidas na sequência da verificação efetiva da contabilidade. Este relatório é, portanto, útil, pois permite saber que seguimento preciso o fisco parece querer dar à verificação.
Conclusão e envio da notificação final
Após a verificação e a análise das observações durante a fase de inspeção, a proposta de retificação (proposition de rectification) decidida pela administração fiscal será transmitida à empresa em causa. Este documento pode referir a ausência de retificação quando tiverem sido apresentadas provas que justifiquem a situação durante a verificação da contabilidade.
Esta notificação pode igualmente corresponder a uma proposta de retificação fundamentada nas observações feitas pelo inspetor. Nesse caso, o documento indica que a empresa pode fazer-se assistir por um consultor para tomar a decisão correta. Poderá ser aberta uma discussão com esse consultor e poderá ser dada uma eventual resposta ao serviço de finanças.
A resposta da empresa
Após a receção da notificação, a empresa dispõe de 30 dias para transmitir uma resposta. Pode apresentar novos elementos ou formular determinadas observações, a fim de reduzir o montante da retificação proposta. Este prazo pode ser prorrogado por mais 30 dias em determinadas condições.
Por outras palavras, esta resposta será a aceitação, parcial ou total, das retificações, ou a contestação, parcial ou total, das retificações. Esta resposta designa-se «observações do contribuinte ». O prazo para formular as observações é, em princípio, de 30 dias, mas pode ser prorrogado (alargado) para 60 dias a pedido do contribuinte.
Segunda resposta da administração fiscal
Depois de tomar conhecimento da resposta da empresa abrangida pela verificação da contabilidade (as suas «observações»), será decidida a sua rejeição ou aceitação. Em função da decisão, será transmitida uma resposta às observações do contribuinte. Ou as retificações são mantidas, ou são abandonadas, parcial ou totalmente.
Possibilidade de a empresa recorrer à comissão departamental
Se a empresa continuar a levantar objeções e recusar a proposta de retificação, tem a possibilidade de submeter o seu processo à comissão departamental ou mesmo nacional, para que esta o examine. Trata-se do último recurso possível na fase pré-contenciosa quando o procedimento de correção fiscal é contestado. Esta comissão é composta por representantes da administração fiscal, representantes dos contribuintes e representantes da justiça.
Decisão de cobrança do imposto retificado
Mesmo que haja contestação da retificação, a empresa deve ainda assim pagar os montantes reclamados, exceto em caso de reclamação acompanhada de um pedido de suspensão do pagamento (mas, nesse caso, a empresa terá de prestar garantias). Na falta de pagamento, a administração fiscal poderá ordenar a sua cobrança coerciva (penhoras administrativas junto de terceiros detentores sobre as contas bancárias, em geral, ou outros tipos de penhoras, de tipo imobiliário, penhoras de créditos sobre clientes, bloqueio da frota automóvel…).
Recurso para o Tribunal Administrativo
Última possibilidade para a empresa: pode recorrer ao tribunal administrativo para contestar as correções. Quando o diferendo entre a empresa e o serviço de finanças não encontra qualquer saída, o tribunal poderá tomar uma decisão para que o processo seja resolvido. Qualquer que seja a decisão do tribunal, as duas partes deverão cumpri-la escrupulosamente. As partes podem ainda interpor recurso para o Tribunal Administrativo de Recurso (Cour administrative d’appel).
Se o tribunal decidir não dar provimento ao recurso da empresa, esta terá a obrigação de pagar os montantes que lhe são reclamados. Se o tribunal administrativo puser em causa as conclusões da administração fiscal, pode ser decidida uma redução ou uma anulação das propostas de retificação (quando for identificado um vício de procedimento).
O nosso escritório de advogado fiscalista pode prestar-lhe assistência.
